Photocopieurs professionnels à louer : comment faire son choix ?

Le photocopieur fait partie des équipements dont une entreprise ne saurait se passer. De plus en plus performant, il permet non seulement de copier des documents papiers, mais il en imprime aussi, il les scanne, les faxe, les envoie par mail ou sur le réseau, et même les stocke sur son disque dur interne. Avec autant de fonctionnalités, le choix de votre matériel peut s'avérer compliqué. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir le photocopieur adapté à vos besoins.

Les différents modèles de photocopieurs

Tout d'abord, passons en revue les principaux photocopieurs professionnels disponibles sur le marché.

La photocopieuse monochrome n'imprime qu'en noir et blanc. Adaptée pour un usage textuel, elle a l’avantage d’être peu onéreuse (0,02 € la page). Plus couteuse (0,08 € la page), la photocopieuse couleur permet une reproduction de qualité fidèle au document original.

Le photocopieur analogique est recommandé pour la reproduction de grands volumes. C’est le photocopieur classique, qui a tendance à disparaître au profit du photocopieur numérique. Plus onéreux (de l’ordre de 30%), ce dernier scanne le document par optique et le reproduit avec une haute qualité. Connecté au réseau informatique de l’entreprise, il garde le document en mémoire et permet de très nombreuses opérations.

Le photocopieur numérique multifonction joue aussi le rôle de scanner, d’imprimante, de fax, de boîte d’envoi par mail. Il copie, imprime, scanne et faxe les documents, en noir et blanc et/ou en couleur, et cela, de manière rapide et en recto verso. Enfin, l’imprimante laser, plus couteuse, offre une meilleure vitesse d’impression et se révèle plus silencieuce. Elle est particulièrement bien adaptée pour les utilisations intensives en entreprise.

Choisir votre photocopieur en fonction de votre secteur d'activités et de vos besoins

Quel photocopieur convient à votre entreprise ? Évidemment, cela dépend de votre situation. Pour un comptable qui imprime souvent des factures, l’impression est régulière tandis que pour les experts en marketing, elle est surtout nécessaire pour les salons professionnels. Si, par exemple, vous devez imprimer plus de 100 pages tous les mois, choisir une imprimante laser se montre souvent plus rentable.

Que vous achetiez ou louiez votre photocopieur, différents critères sont à prendre en considération pour trouver la solution qui répondra le mieux à vos besoins.

Posez-vous les questions suivantes : quel sera votre volume d’impression ? Quelles seront vos attentes techniques et de qualité par rapport à votre entreprise ? Avez-vous besoin d’imprimante de bureau pour chaque employé ou plutôt d’un multifonction pour plusieurs ? Tâchez d’estimer, par mois et par utilisateur/service/bureau, le nombre d’impressions couleur, le nombre d’impressions noir et blanc, le nombre d’impressions au format A4 et au format A3.

Avec ces informations, vous pourrez estimer le volume d’impression dont votre photocopieur doit être capable. Sachez que, jusqu’à 3000 copies par mois, un photocopieur standard avec une vitesse de 20 pages par minute (ppm) fera l'affaire. Entre 3 000 et 25 000 copies par mois, vous aurez besoin d'une vitesse d'impression de 20 à 45 ppm. Et, au-delà de 25 000 copies par mois, misez sur un photocopieur capable de produire au moins 75 ppm.

Louer un photocopieur plutôt que de l'acheter : de nombreux avantages

Acheter ou louer son photocopieur, telle est la question. Sachez que la location de photocopieur est l’option retenue par 90% des entreprises françaises.

Les avantages de la location sont nombreux. Ainsi, si le budget global pour une location est supérieur à celui d’un achat, la location constitue une charge d’exploitation déductible enregistrée dans le compte de résultat de l’entreprise. Elle diminue donc l’impôt sur les sociétés reversé par l’entreprise, mais aussi l’assiette de calcul de la taxe professionnelle.

La location d'un photocopieur professionnel ne met pas à mal la trésorerie de l'entreprise en évitant une sortie importante, les coûts étant lissés sur la durée du contrat. Par ailleurs, vous maîtrisez votre budget puisque le contrat de location comprend la mise à disposition de matériel mais aussi la maintenance. Un échéancier de factures évite les mauvaises surprises des dépenses imprévues.

Enfin, ayez à l'esprit que le marché des photocopieurs professionnels ne cesse d’évoluer et que de nouveaux modèles apparaissent constamment, pouvant rendre les précédents obsolètes et inadaptés. La location offre la possibilité de renouveler régulièrement votre matériel et de toujours bénéficier d'un équipement à la pointe des dernières innovations.

De plus, la location d’une imprimante, comme chez Infodeos, comprend nécessairement un contrat de maintenance qui permet une intervention rapide sur toute panne, donc sécurise le fonctionnement des appareils et prévient toute rupture dans l’activité de votre entreprise.